Dit artikel geeft algemene, informatieve uitleg over de werkkostenregeling en is geen fiscaal advies. Laat de toepassing op jouw specifieke situatie altijd checken door een boekhouder of fiscalist.
Een bedrijfsuitje is voor veel werkgevers een vaste waarde in het jaar — maar wat betekent dat eigenlijk voor de belasting? Veel HR-managers en office managers denken dat een bedrijfsuitje automatisch belast is voor de medewerker, terwijl dat in de praktijk vaak meevalt dankzij de werkkostenregeling (WKR). In dit artikel leggen we in gewone taal uit hoe dat zit.
Wat is de werkkostenregeling ook alweer?
De WKR is de regeling waarmee je als werkgever bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan personeel onbelast kunt geven — denk aan een kerstpakket, een personeelsfeest of een bedrijfsuitje. Je krijgt hiervoor een "vrije ruimte": een percentage van je totale fiscale loonsom dat je onbelast mag besteden.
Hoeveel vrije ruimte heb je in 2026?
In 2026 bedraagt de vrije ruimte 2% over de eerste €400.000 van je fiscale loonsom, en 1,18% over het bedrag daarboven. Een paar voorbeelden ter illustratie:
- Loonsom €270.000 → vrije ruimte € 5.400
- Loonsom €400.000 → vrije ruimte € 8.000
- Loonsom €900.000 → vrije ruimte € 13.900
Blijf je binnen deze vrije ruimte, dan betaalt niemand belasting over de vergoeding. Ga je eroverheen, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt — dit is voor rekening van de werkgever en mag niet worden doorberekend aan de medewerker.
Valt een bedrijfsuitje onder de vrije ruimte?
In de meeste gevallen wel. Een bedrijfsuitje dat buiten de werkplek plaatsvindt — zoals een dag bij Beachclub Breez — wordt doorgaans aangemerkt als eindheffingsloon en valt dus binnen de vrije ruimte. Dat is anders bij een personeelsfeest dat op de eigen werkplek plaatsvindt: dat kan onder omstandigheden gebruikmaken van de zogeheten nihilwaardering, waardoor het helemaal niet meetelt voor de vrije ruimte. Omdat deze grens in de praktijk soms lastig te bepalen is, is het verstandig om dit per situatie na te vragen bij je boekhouder.
Praktische tips voor de administratie
- Wijs de kosten van het bedrijfsuitje op tijd aan als eindheffingsloon in je loonadministratie — dit moet uiterlijk gebeuren op het moment van betaling.
- Houd gedurende het jaar bij hoeveel van je vrije ruimte je al hebt gebruikt, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
- Onbenutte vrije ruimte kun je niet meenemen naar het volgende jaar — reden temeer om een bedrijfsuitje daadwerkelijk te plannen als je toch ruimte over hebt.
- Gerichte vrijstellingen, zoals reiskostenvergoeding naar het uitje, tellen niet mee voor de vrije ruimte en zijn dus een aparte post.
Wat betekent dit voor de keuze van je bedrijfsuitje?
Praktisch gezien betekent dit dat een goed georganiseerd bedrijfsuitje vaak fiscaal aantrekkelijker is dan je zou denken. Een compleet verzorgd programma — activiteiten, horeca en locatie in één pakket — is bovendien makkelijker in de administratie te verwerken dan losse onderdelen die je apart moet inboeken.
